Un devis de traiteur est l’offre chiffrée remise au client avant l’événement : menu, services, quantités, prix, conditions. Accepté, il devient la commande, puis la facture. Au Québec, on dit plutôt proposition ou soumission ; en France, devis. Le document est le même, et les erreurs aussi : un nombre de convives sans garantie, des frais oubliés, un dépôt jamais demandé. Voici ce qu’un bon devis contient, et comment l’envoyer pour qu’il soit accepté vite.
Le contenu d’un devis de traiteur
- **Vos coordonnées et celles du client**, avec le nom de la personne qui décide.
- **L’événement** : type, date, heure de service, lieu, accès (quai, ascenseur, stationnement).
- **Le nombre de convives**, et la date limite pour confirmer le nombre final.
- **Le menu**, plat par plat, avec les quantités par personne et les options (végétarien, sans gluten, allergies déclarées).
- **Les services** : personnel (chef, cuisiniers, serveurs, barman), heures prévues, montage et démontage.
- **Le matériel** : vaisselle, nappes, mobilier, location, ce qui est fourni par le lieu.
- **La livraison** : frais, créneau, retour.
- **Les prix** : par convive ou par poste, les taxes à part, le total.
- **Les conditions** : dépôt, échéancier de paiement, annulation, modifications, validité de l’offre.
- **La signature**, ou l’acceptation par courriel.
Les trois clauses qui évitent les litiges
- **La garantie de convives.** Le client confirme un nombre minimal une semaine avant ; c’est ce nombre qui est facturé, même si moins de personnes se présentent. Au-delà, chaque convive supplémentaire est facturé au prix unitaire.
- **Le dépôt.** Un pourcentage à la confirmation (souvent de 25 % à 50 %), non remboursable passé un délai. Sans dépôt, un événement confirmé n’est qu’une intention.
- **Les modifications de dernière minute.** Une date limite pour les changements de menu et de quantités, et un tarif pour ce qui est demandé après.
Québec et France : ce qui diffère
Au Québec, la proposition et la facture doivent être en français pour vos clients du Québec (Charte de la langue française). Les taxes TPS et TVQ s’affichent à part, avec vos numéros d’inscription sur la facture.
En France, le devis signé avec la mention « bon pour accord » engage les deux parties. La TVA est indiquée par taux (souvent 10 % pour la prestation, 20 % pour l’alcool), et les prix sont présentés HT et TTC. Pour les particuliers, les conditions d’annulation doivent être lisibles avant la signature.
Envoyer, faire accepter, encaisser
Un devis en PDF envoyé par courriel, à imprimer, signer et renvoyer, met souvent trois jours à revenir. Un devis que le client accepte en un clic depuis le courriel, avec le lien de paiement du dépôt juste en dessous, revient le jour même. Le devis accepté doit ensuite devenir la commande sans ressaisie : la cuisine, la livraison et la facturation lisent le même dossier.
Comment GT le fait
Dans Gestion-Traiteur, la proposition est créée dans le module Événements à partir de modèles, approuvée par courriel avec un lien de paiement pour le dépôt, puis convertie en commande et en facture sans ressaisie. Les soumissions web (demandes de devis en ligne) sont incluses à partir du plan Professionnel ; la signature électronique est à venir.
Un modèle pour partir
Le modèle de BEO reprend les sections de l’événement (vente, cuisine, service, logistique) sur une page : c’est un bon point de départ pour structurer vos devis.
