La logistique d’un événement traiteur, c’est tout ce qui se passe entre la fin de la production en cuisine et le retour du dernier bac : chargement, trajet, déchargement, montage, service, démontage, retour et lavage. C’est aussi la partie la moins visible pour le client et la plus coûteuse en heures. Une feuille de route par véhicule et par événement règle la plupart des ratés. Voici comment la bâtir.
La chronologie, à rebours
On planifie un événement à partir de l’heure de service, en remontant :
- **Service** : 18 h.
- **Montage terminé** : 17 h 30, buffet dressé, chaud en maintien.
- **Arrivée sur place** : 16 h, selon l’accès (quai, ascenseur, distance du stationnement à la salle).
- **Départ de la cuisine** : 15 h 15, trajet plus marge.
- **Chargement** : 14 h 30, avec la liste de chargement cochée.
- **Production terminée** : 14 h.
Puis vers l’avant : démontage à 22 h, retour à 23 h, lavage et rangement le lendemain matin. L’heure de retour est celle qu’on oublie et qui fait les heures supplémentaires.
La feuille de route
Une feuille de route par véhicule liste, dans l’ordre, chaque arrêt : adresse, heure d’arrivée prévue, contenu à déposer, personne à contacter sur place, statut. Pour une journée à plusieurs livraisons (boîtes à lunch le midi, cocktail le soir), elle évite qu’un chauffeur rentre à la cuisine entre deux arrêts voisins.
Elle contient :
- les **adresses dans l’ordre du trajet**, avec les consignes d’accès ;
- l’**heure cible** et la fenêtre acceptable pour chaque arrêt ;
- le **contenu** par arrêt : bacs, plateaux, matériel, documents ;
- le **contact sur place** et son numéro ;
- le **statut** : chargé, parti, livré, retour, mis à jour en temps réel pour que la cuisine et la vente voient où en est la journée.
La liste de chargement
Le deuxième document, souvent griffonné : la liste de tout ce qui monte dans le véhicule, par événement. Nourriture par service, matériel de maintien, vaisselle et nappes, outils de service, documents (BEO, bons de livraison), et le matériel de retour (bacs vides, sacs). Elle se coche au chargement et au retour ; ce qui manque au retour est noté le soir même, pas découvert la semaine suivante.
Les trois ratés classiques
- **L’accès.** Le quai est de l’autre côté de l’immeuble, l’ascenseur est réservé, le stationnement est à 200 mètres. La question « comment on entre ? » se pose au devis, pas à l’arrivée.
- **Le chaud qui n’est plus chaud.** Un trajet de 40 minutes plus 30 minutes d’attente au quai. La feuille de route prévoit le matériel de maintien selon le temps réel, pas selon le trajet idéal.
- **Le retour sans personne.** Le service est terminé, l’équipe est partie, le matériel reste. L’heure de retour et le nom de la personne responsable sont sur la feuille de route.
Les frais de livraison
Facturer la livraison au code postal ou au kilomètre évite la discussion à chaque devis. Les zones et les tarifs se fixent une fois ; le devis les applique.
Comment GT le fait
Le module Livraison de Gestion-Traiteur gère plusieurs livraisons et points de cueillette par événement, les statuts logistiques suivis par l’équipe, les rapports de livraison et les frais par code postal ou par kilomètre, à partir des commandes confirmées. L’application GT-Livraison pour les chauffeurs est à venir. Le BEO généré par GT porte la chronologie de la journée, du chargement au retour.
