Les données qu’un traiteur enregistre dans un logiciel en ligne (clients, menus, propositions, factures, historique des événements) appartiennent au traiteur, pas au fournisseur du logiciel. Le fournisseur les héberge et les protège ; il ne peut ni les analyser pour son compte, ni les vendre, ni les retenir. Voici ce que cela veut dire concrètement, et les cinq questions à poser avant de signer.
Le cloud, en une phrase
Le cloud, c’est le stockage et l’accès à vos données par Internet, sur des serveurs gérés par un fournisseur, plutôt que sur un ordinateur de votre bureau. Vous y accédez de partout, l’équipe travaille sur la même version, et les sauvegardes ne dépendent plus d’un disque dur.
Propriétaire, hébergeur, responsable : trois rôles
- **Le propriétaire des données**, c’est vous. Vos fichiers clients, vos recettes et vos chiffres sont votre actif.
- **L’hébergeur** fournit les serveurs. Il stocke les données sans y avoir d’usage.
- **Le responsable du traitement**, au sens de la loi, c’est encore vous pour les renseignements personnels de vos clients. Votre fournisseur de logiciel agit comme sous-traitant : il traite les données selon vos instructions et vos obligations.
Ce que la loi exige
Au Québec, la Loi 25 encadre depuis 2023 la collecte, l’usage et la conservation des renseignements personnels : consentement, registre des incidents, évaluation avant tout transfert hors du Québec, droit d’accès et de rectification pour vos clients. En France et dans l’Union européenne, le RGPD impose les mêmes grands principes, avec un contrat de sous-traitance entre vous et votre fournisseur.
Dans les deux cas, le traiteur reste responsable de ce qu’il collecte : une liste d’envoi pour vos promotions demande un consentement, et un client peut demander ce que vous détenez sur lui.
Comment Gestion-Traiteur traite vos données
- Les données de tous les clients, canadiens et français, sont hébergées au Canada, dans un centre de données de Toronto.
- Ni Gestion-Traiteur ni ses hébergeurs n’exploitent vos données : pas d’analyse pour leur compte, pas de partage, pas de vente. Les données de chaque client sont séparées de celles des autres.
- Une sauvegarde quotidienne protège contre la perte.
- Le nombre d’employés ayant accès aux données est limité, et chacun signe une entente de confidentialité.
- Dans votre compte, le module [Équipe et sécurité](gt:module.equipe) donne 7 rôles et 125 points de permission : chaque personne voit ce dont elle a besoin, rien de plus.
- Plus de 60 exports Excel permettent de sortir vos données à tout moment.
Le détail se trouve dans notre politique de confidentialité.
Cinq questions à poser à n’importe quel fournisseur
- **Où sont hébergées mes données ?** Le pays compte pour la Loi 25 et le RGPD, et pour le délai d’accès en cas de litige.
- **Qui y a accès chez vous, et sous quelles conditions ?**
- **Que se passe-t-il si je pars ?** Demandez le format d’export et le délai de suppression après la fin du contrat.
- **À quelle fréquence sauvegardez-vous, et avez-vous déjà restauré une sauvegarde ?**
- **Puis-je limiter ce que chaque employé voit ?** Un livreur n’a pas besoin des marges ; un vendeur n’a pas besoin des accès bancaires.
Un fournisseur qui répond clairement à ces cinq questions, par écrit, respecte vos données. Un fournisseur qui hésite sur la troisième vous retient par la difficulté de partir, pas par la qualité de son service.
